¿Se puede seguir usando Excel o Word para facturar con Hacienda?

Sí — hoy por hoy, en 2026, es legal facturar con una plantilla de Excel o Word, siempre que la factura incluya todos los datos obligatorios. No hay ninguna ley que te obligue todavía a usar un programa específico. Pero tiene fecha de caducidad clara, y está más cerca de lo que parece: Verifactu, que entra en vigor el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos — menos de un año a partir de hoy.

Lo que tiene que llevar sí o sí una factura, la hagas en lo que la hagas

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige estos campos en toda factura, sea de Excel, Word o cualquier programa:

• Número de factura, correlativo y sin saltos.
• Fecha de expedición.
• Datos completos del emisor y del receptor: nombre/razón social, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación (qué se ha vendido o prestado).
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
• Retención de IRPF, si corresponde (frecuente entre profesionales).
• Total de la factura.

Si tu plantilla de Excel cumple todo esto, es una factura válida hoy. El problema no es la legalidad — es todo lo demás.

Por qué es una mala idea aunque sea legal

Los errores humanos son el problema real. Duplicar sin querer un número de factura, olvidar el NIF de un cliente, o descuadrar una fórmula de IVA son los fallos más habituales que acaban derivando en un requerimiento de Hacienda — y ya vimos en nuestro artículo sobre sanciones y recargos que estas cosas no siempre son gratis.

No hay trazabilidad ni copia de seguridad real. Si se corrompe el archivo, se borra por accidente, o simplemente no recuerdas en qué versión hiciste el último cambio, no tienes ningún registro fiable de qué facturaste y cuándo.

Y aquí está el matiz importante que mucha gente no tiene claro: no es un "sí" o "no" simple. La Dirección General de Tributos lo aclaró en la consulta vinculante V0058-25 (3 de febrero de 2025):

• Si usas Excel o Word solo como si fuera una máquina de escribir —escribes los datos, imprimes o guardas el archivo, y no vuelves a procesar esa información para nada más— no se considera un "sistema informático de facturación" y Verifactu no te afecta, ni ahora ni en 2027.
• Pero si usas Excel o Word de forma habitual para emitir, conservar y procesar esos datos —por ejemplo, con fórmulas que calculan el IVA acumulado, macros, o para generar tus libros registro— sí cuenta como sistema informático de facturación, y ahí sí te afecta Verifactu de lleno. Y ahí es donde un Excel no puede cumplir: no genera el registro con huella digital encadenada ni el código QR que exige la normativa, por bien construida que esté la plantilla.

En la práctica, la mayoría de autónomos que "facturan con Excel" no lo usan como una máquina de escribir aislada — llevan un histórico, suman totales, calculan el IVA del trimestre a partir de esas mismas hojas. Eso ya entra en la segunda categoría. Lo explicamos con detalle en nuestra guía de qué es Verifactu y a quién obliga.

Es decir: aunque hoy te libres, en año y medio esto deja de ser opcional. Cambiar de sistema con calma ahora es mejor que hacerlo con prisa en el último trimestre de 2027.

Las dos formas reales de resolverlo

Aquí es donde conviene separar dos caminos, porque no todo el mundo necesita lo mismo:

Un programa de facturación, si quieres controlar tú mismo la facturación pero automatizar lo repetitivo (numeración correcta, cálculo de IVA, avisos de vencimiento). Es la opción más directa si ya te manejas con la parte administrativa y solo quieres dejar de perder tiempo. Tenemos revisados con detalle Holded, Quipu y Billin — cada uno pensado para un perfil distinto.

Una gestoría online, si lo que prefieres es delegar directamente la parte fiscal y administrativa en alguien más, sin tener que aprender a manejar un programa tú mismo. Muchas gestorías online ya incluyen su propia herramienta de facturación integrada, así que resuelves las dos cosas a la vez. Es una opción que vamos a cubrir con más detalle próximamente en el blog.

En resumen

Sí, puedes seguir facturando con Excel o Word hoy, si cumples los campos obligatorios. Pero para emitir facturas de verdad —numerarlas, calcular el IVA, llevar el histórico— esto tiene una fecha de caducidad clara: la entrada en vigor de Verifactu, el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos. A partir de ahí, un Excel deja de ser una opción viable, sin matices. Y mientras tanto, ya carga el riesgo de errores que un programa evita solo. Cuanto antes lo cambies, con más calma lo haces.

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Este artículo tiene fines informativos y no sustituye el asesoramiento de una gestoría o asesor fiscal. Basado en el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación) y el Real Decreto 1007/2023 (Verifactu). Última revisión: septiembre de 2026.