¿Se puede seguir usando Excel o Word para facturar con Hacienda?

Este artículo trata sobre facturar con Excel o Word — no sobre el fin del soporte de Microsoft Office. Si buscabas eso, aquí no lo vas a encontrar.

¿Se puede facturar con Excel en 2026? ¿Es legal ahora mismo?

Sí. Hoy, en 2026, es legal facturar con una plantilla de Excel o Word, siempre que la factura incluya todos los datos obligatorios que exige el reglamento. No hay ninguna ley que te obligue todavía a usar un programa específico. Pero tiene fecha de caducidad clara, y está más cerca de lo que parece: Verifactu, que entra en vigor el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos — menos de un año a partir de hoy.

Lo que tiene que llevar sí o sí una factura, la hagas en lo que la hagas

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige estos campos en toda factura, sea de Excel, Word o cualquier programa:

• Número de factura, correlativo y sin saltos.
• Fecha de expedición.
• Datos completos del emisor y del receptor: nombre/razón social, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación (qué se ha vendido o prestado).
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
• Retención de IRPF, si corresponde (frecuente entre profesionales).
• Total de la factura.

Si tu plantilla de Excel cumple todo esto, es una factura válida hoy. El problema no es la legalidad — es todo lo demás.

¿Un Excel es un SIF?

No, casi nunca — y esta es la pregunta técnica que de verdad decide si Verifactu te afecta o no.

SIF son las siglas de Sistema Informático de Facturación, el término que usa el Real Decreto 1007/2023 para definir qué tipo de software queda sujeto a Verifactu. Un SIF tiene que garantizar, entre otras cosas, que cada factura genere un registro inalterable, encadenado mediante huella digital al registro anterior, y trazable ante una inspección. Un Excel, por diseño, no ofrece nada de eso: cualquiera con acceso al archivo puede editar una celda de una factura de hace tres meses sin dejar rastro alguno de que lo ha hecho. No es que a Excel "le falte una función" — es que la propia naturaleza de una hoja de cálculo editable es incompatible con la definición de SIF.

Dicho esto, la Dirección General de Tributos aclaró en su consulta vinculante V0058-25 (3 de febrero de 2025) que no todo uso de Excel o Word cuenta como SIF:

• Si lo usas solo como si fuera una máquina de escribir —escribes los datos, imprimes o guardas el archivo, y no vuelves a procesar esa información para nada más— no se considera un SIF, y Verifactu no te afecta, ni ahora ni en 2027.
• Si lo usas de forma habitual para emitir, conservar y procesar esos datos —fórmulas que calculan el IVA acumulado, macros, generación de tus libros registro— sí cuenta como SIF, y ahí te afecta Verifactu de lleno.

En la práctica, la mayoría de autónomos que "facturan con Excel" no lo usan como una máquina de escribir aislada — llevan un histórico, suman totales, calculan el IVA del trimestre a partir de esas mismas hojas. Eso ya entra en la segunda categoría.

Si hago las facturas en Excel, ¿estoy obligado a Verifactu?

Depende de cuál de los dos usos anteriores hagas. Si es el uso real y habitual (procesar, no solo escribir), sí — y como acabamos de ver, un Excel no puede cumplir técnicamente los requisitos de un SIF, por bien construida que esté la plantilla. Lo explicamos con todo el detalle normativo en nuestra guía de qué es Verifactu y a quién obliga.

Por qué ya es mala idea hoy, antes incluso de que llegue Verifactu

Los errores humanos son el problema real. Duplicar sin querer un número de factura, olvidar el NIF de un cliente, o descuadrar una fórmula de IVA son los fallos más habituales que acaban derivando en un requerimiento de Hacienda. Y no son gratis: como vimos en nuestro artículo sobre multas y sanciones, la tenencia de un sistema no conforme puede suponer hasta 50.000 € de sanción por ejercicio una vez Verifactu esté en vigor — y eso es aparte de las sanciones ya existentes hoy por errores de facturación.

No hay trazabilidad ni copia de seguridad real. Si se corrompe el archivo, se borra por accidente, o simplemente no recuerdas en qué versión hiciste el último cambio, no tienes ningún registro fiable de qué facturaste y cuándo.

Es decir: aunque hoy te libres, en año y medio esto deja de ser opcional para quien lo usa como la mayoría lo usa. Cambiar de sistema con calma ahora es mejor que hacerlo con prisa en el último trimestre de 2027.

Las dos formas reales de resolverlo

Aquí es donde conviene separar dos caminos, porque no todo el mundo necesita lo mismo:

Un programa de facturación, si quieres controlar tú mismo la facturación pero automatizar lo repetitivo (numeración correcta, cálculo de IVA, avisos de vencimiento). Es la opción más directa si ya te manejas con la parte administrativa y solo quieres dejar de perder tiempo. Tenemos revisados con detalle Holded, Quipu y Billin — cada uno pensado para un perfil distinto.

Una gestoría online, si lo que prefieres es delegar directamente la parte fiscal y administrativa en alguien más, sin tener que aprender a manejar un programa tú mismo. Muchas gestorías online ya incluyen su propia herramienta de facturación integrada, así que resuelves las dos cosas a la vez. Y si ya tienes gestoría y dudas de si aun así necesitas tu propio programa, lo explicamos en si tengo gestoría, ¿necesito programa de facturación?.

En resumen

Sí, puedes seguir facturando con Excel o Word hoy, si cumples los campos obligatorios y lo usas de forma muy limitada. Pero para emitir facturas de verdad —numerarlas, calcular el IVA, llevar el histórico, que es como lo usa la mayoría— esto tiene una fecha de caducidad clara: la entrada en vigor de Verifactu, el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos. A partir de ahí, un Excel usado de esa forma habitual deja de ser una opción viable. Y mientras tanto, ya carga el riesgo de errores que un programa evita solo. Cuanto antes lo cambies, con más calma lo haces.

Preguntas frecuentes

¿Podrán los autónomos seguir facturando en Excel después de 2027? No, si lo usan de la forma habitual (procesando datos, no solo escribiendo). A partir del 1 de julio de 2027, los autónomos que emitan facturas mediante un sistema informático deberán cumplir Verifactu, y un Excel no puede generar el registro con huella digital ni el código QR que exige la normativa.

¿Es legal hacer facturas en Excel ahora mismo, en 2026? Sí, siempre que la factura incluya todos los campos obligatorios del Real Decreto 1619/2012: numeración correlativa, datos completos de emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, IVA y total.

¿Excel es un sistema informático de facturación (SIF)? Por diseño, no cumple los requisitos de un SIF definidos en el RD 1007/2023 (inalterabilidad, trazabilidad, huella digital encadenada), salvo que se use únicamente como máquina de escribir sin procesar los datos después — un uso poco habitual en la práctica.

¿Qué pasa si sigo facturando con Excel después de la fecha límite? Entrarías en el supuesto sancionable del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, con multas de hasta 50.000 € por ejercicio para quien tenga un sistema de facturación no conforme. Lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre multas y sanciones, enlazado más arriba en este mismo texto.

---

Este artículo tiene fines informativos y no sustituye el asesoramiento de una gestoría o asesor fiscal. Basado en el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), el Real Decreto 1007/2023 (Verifactu), la consulta vinculante V0058-25 de la DGT y el Real Decreto-ley 15/2025 (aplazamiento de fechas). Última revisión: septiembre de 2026.